Es war mal wieder Montag, Anfang des neuen Monats. Die Übertragung des Paypal-Guthabens aus dem Vormonat auf das Bankkonto stand wieder an. Immer wieder ein schöner Moment, wenn mehrere tausend Euro die Seite wechseln.

Paypal verdient sich bekanntermaßen eine goldene Nase an seiner Dienstleistung, welche Kunden und Händler mit Online-Shops jedoch gerne in Anspruch nehmen, damit das Geld – und auch die Ware – schnell seinen Besitzer wechselt.

Zur Kontrolle und weiteren buchhalterischen Berücksichtigung der Paypal-Gebühren kann es sinnvoll sein, diese in nachfolgende Prozesse innerhalb des ERP zu übernehmen, anzuzeigen und auszuwerten.

Doch da hatte ich die Rechnung ohne Paypal gemacht, bzw. einen interessanten Aspekt entdeckt:

Exkurs: Paypal-Gebührenberechnung auf dem Rechnungsduplikat

Üblicherweise berechnet Paypal 1,9% des Warenwertes + 0,35 Euro pro Transaktion für die Zahlungsabwicklung. Je nach Umsatz gewährt Paypal jedoch auch eine verringerte Gebühr von 1,7%, wenn man regelmäßig mit der Ebay-Tochter über 5.001,- Euro Umsatz im Monat erwirtschaftet.

Zur lückenlosen Kontrolle aller Bestellungen hatte ich mir in der Selectline – dem Warenwirtschaftssystem meiner Wahl seit 12 Jahren – etwas ganz besonderes einfallen lassen, um die Gebühren auf dem Rechnungsduplikat zu berechnen und auszuweisen zu lassen.

Der Zahlungsbedingung Paypal sind hierfür in der Selectline feste Werte als Extrafelder hinterlegt, die über einen Trigger bei der Fakturierung die entsprechenden Gebühren für Paypal berechnet und zur Verfügung stellt.

Beim Ausdruck der Rechnung für den Kunden wird dabei über einen Nachfolgebeleg im Warenwirtschaftssystem ein Rechnungsduplikat erstellt. Über die mittlerweile sehr dynamisch gestalteten Selectline-Belege werden dann je nach Zahlungsbedingung die entsprechenden Gebühren unter dem Rechnungswert und der damit verringerte Umsatz ebenfalls aufgedruckt.

Idealerweise dient der zusätzliche Aufdruck auf dem Rechnungsduplikat der Kontrolle für die nachgelagerten buchhalterischen Prozesse sowie der generellen Kontrolle der Abrechnung über den Paypal-Kontoauszug.

Differenzen in der Paypal-Abrechnung, unabhängig vom Land

Doch diesmal war etwas anders. Die Abrechnung der Gebühren und des Guthabens passte nicht. Zwei Bestellungen von Kunden in Deutschland hatten eine höhere Transaktionsgebühr. Die Differenz war nicht erheblich, aber dennoch merkwürdig. Was war passiert?

Bei den Kunden – nennen wir sie Ho Chi Minh und Kim Jong Un – aus Berlin und Hamburg, wurden höhere Gebühren fällig als bei dem Rest der Bestellungen. Hierbei muss man erwähnen, dass Paypal als Zahlungsbedingung ausschließlich Shop-Bestellungen aus Deutschland vorbehalten war.

Diese Differenzen hatten nach kurzer Recherche und der Anfrage bei Paypal einen Grund:

Ausländische Kunden-Accounts, andere Gebühren

Die Lösung der unterschiedlichen Transaktionskosten, welche seitens Paypal abgezogen wurden war dabei eigentlich ganz einfach. Man musste nur dahinter kommen. Die Ursache ist, dass es sich bei den zwei genannten Kunden – besser gesagt deren Paypal-Kontos – nicht um in Deutschland angelegte Accounts handelte, bzw. die hinterlegten Bankkontos im Ausland waren.

Sie wohnten zwar in Deutschland und haben auch innerhalb Deutschland bestellt. Die Abrechnung erfolgte seitens Paypal jedoch über im Ausland angelegte Paypal-Accounts bzw. Bankkonten oder Kreditkarten, wodurch eine andere Gebühr fällig wurden.

Versteckte Gebühren-Informationen bei Paypal

Wirklich fündig wird man bei Paypal bzgl. der Paypal-Gebühren für ausländische Konten anfangs nicht. Erst ein zweiter Blick in die Gebührentabelle von Paypal ganz versteckt im Anhang der AGBs zeigt deutlich, dass bei ausländischen Paypal-Konten andere Gebühren fällig werden.

Als Händler hat man darauf keinen Einfluss und kann den Unterschied nicht erkennen. Auch wenn der Kunde in Deutschland wohnt und dort bestellt kann es dennoch vorkommen, dass dadurch andere Gebühren anfallen.

Handhabung in nachfolgenden Prozessen

Für das Controlling und die Buchhaltung sind die benannten Differenzen je nach Umsatz über Paypal nicht unbedingt weiter tragisch, wenn man sich dessen bewusst ist. Dennoch zeigt das Beispiel deutlich, dass nachgelagerte automatisierte Prozesse in der Zahlungsabwicklung nicht immer vollständig stimmen werden.

Es bleibt einem also nicht anderes übrig, als diesen Umstand hinzunehmen.

Fazit

Man kann also nicht grundsätzlich davon ausgehen, dass Shop-Bestellungen innerhalb Deutschlands über ein in Deutschland eröffnetes und mit einem deutschen Bankkonto verknüpften Paypal-Account durchgeführt werden.

In wenigen Einzelfällen wird es deshalb immer wieder zu Differenzen bei der Kontrolle der Paypal-Abrechnungen kommen, die an für sich genommen dennoch korrekt sind. Leider lässt sich dies als Shopbetreiber vorher nicht erkennen, sodass es bei nachfolgenden Prozessen für die lückenlose Kontrolle der Paypal-Gebühren immer wieder zu Differenzen in der Paypal-Abrechnung kommen kann.

Für die Freude über den Umsatz ist das kein Abbruch. Je nach Größe eines Unternehmens und der nachgelagerten Prozesse bis hin zur Ermittlung der Gebühren könnte dies dennoch Auswirkungen haben, welche berücksichtigt werden müssen.