Starfinder DMS NetcontrolFür das Unternehmen Netcontrol ist Brandschutz auch Datenschutz. Denn wenn es nicht brennt, gehen auch keine Daten verloren. Zumindest dann, wenn diese bei einem Schadensereignis durch Feuer betroffen sind.

Auch bei der Archivierung von Papierdokumenten hat der Brandschutz weiterhin einen wichtigen Stellenwert. Denn im Gegensatz zu digitalen Daten werden analoge Unterlagen wohl eher nicht kopiert, um diese an verschiedenen Standorten getrennt voneinander zu lagern.

Der Platzbedarf bei der Archivierung von gedruckten Unterlagen ist in Unternehmen weiterhin immens. Weiterhin müssen über viele Jahre alte Dokumente aufbewahrt werden.

Und, das papierlose Büro der Gegenwart und Zukunft liegt – in den Köpfen –  oftmals weiterhin noch in weiter Ferne. Der Paradigmenwechsel zwischen den analogen und digitalen Welten dauert weiter an.

Transformation der „analogen Welt“

Gerade deshalb ist der digitale Wandel im Dokumentenmanagement in den Unternehmen eine zusätzliche Herausforderung für die kommenden Jahre. Insbesondere dann, wenn sehr viele Dokumente mit einem großen Gesamtvolumen digitalisiert werden müssen.

Hierauf haben sich Dienstleister wie das Unternehmen Netcontrol GmbH in Breisach spezialisiert. Als DMS-Anbieter mit der Lösung Starfinder betreut Netcontrol Kunden unterschiedlichster Größen und Branchen.

Dokumente werden für die Kunden als Dienstleistung gescannt und digital archiviert. Nach Abschluss der Digitalisierung wird der DMS-Server mit den digitalisierten Unterlagen dem Kunden In-House bereitgestellt.

Als zusätzlichen Service bietet Netcontrol nach dem Scannen die sichere Einlagerung der Papierdokumente an. Hierbei stellen größere Unternehmen und Konzerne teilweise erweiterte Anforderungen an die Einlagerung und Dokumentensicherheit.

Unabhängig bereits bestehender Maßnahmen für einen umfassenden Datenschutz und Brandschutz bei Netcontrol, wurde nun die Messlatte der internen Audits auf Grund besonderer Anforderungen für einen Kunden aus dem pharmazeutischen Bereich weiter verbessert.

Dokumentenmanagement für hohe Anforderungen

Im Rahmen des Projekts erstellte „Der Shopflüsterer“ mit der Zusatzqualifikation als Brandschutzbeauftragter und Datenschutzbeauftragter einen umfassenden Brandschutzbericht zur Zertifizierung der zusätzlichen Vorgaben des DMS-Kunden.

Als Teil der Gesamtkonzeption wurden hierbei alle relevanten Bereiche in Bezug auf den Brandschutz mit dem Fokus auf die Dokumenteneinlagerung erfasst und dokumentiert.

Die ohnehin bestehenden hohen Standards für einen umfassenden Brandschutz und Datenschutz mit einer Null-Risiko-Policy für das Dokumentenmanagement und die Archivierung von NetControl wurden hierbei nochmals erweitert.

Starfinder DMS von Netcontrol

Die Lösung Starfinder von Netcontrol ist GOBD konform und revisionssicher.

Mit dem Einstieg ab 99,- inkl. Server und OCR Funktion ist das digitale Archiv auch für mittelständische Unternehmen interessant. So lassen sich auch in kleineren Unternehmen die Berge an Papierdokumenten digital archivieren und schnell auffinden. Mit der google-artigen Suchen spart man Zeit und Nerven.