Kosten, Kosten, Kosten. Wenn es um neue Anforderungen und Funktionserweiterungen in Onlineshops geht, bei denen Investitionen (!) getätigt werden, sprechen viele Shopbetreiber oftmals von „Kosten“ in einem durchaus negativen Kontext.

Dabei ist das Ziel von neuen Erweiterungen oder Optimierungen eigentlich eine bessere Usability und/oder Prozessabwicklung um damit verbunden eine langfristige Umsatzsteigerung oder bessere Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Insofern kann man hier also nicht von Kosten sprechen, sondern muss diese vielmehr als Investitionen in die Zukunft anerkennen.

Denn Verbesserungen an einer Linkstruktur, am Erscheinungsbild über Template-Anpassungen oder dem Ausbau der AdWords Kampagnen lassen sich mitunter nur mittel- bis langfristig zuverlässig auf ihren Erfolg messen.

Interne Einsparpotentiale oft nicht im Fokus

Doch darüber hinaus gibt es auch zahlreiche Einsparpotenziale im Betrieb von Onlineshops, welche oft nicht erkannt und angepackt werden. Frei nach dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“ oder „das bisschen manueller Aufwand ist uns egal“ trauen sich viele Shopbetreiber nicht interne Prozesse stetig oder zumindest konsequent zu optimieren.

Optimierung eCommerce

Beispiele gefällig?

Dies sind nur einige wenige Beispiele, welche in der heutigen täglichen Praxis durchaus noch üblich sind:

  • Versandbelege werden für den Versand noch manuell per Kugelschreiber ausgefüllt
  • Sendungsnummer werden nicht automatisch erfasst und per E-Mail an den Kunden gesandt bzw. zusätzlich im Kundenkonto im Onlineshop hinterlegt. Die Anfragen der Kunden über den Verbleib der Sendung erfolgen dabei noch vollständig manuell über die etablierte „Leitz-Ordner Suche“.
  • die x hundert Rechnungsbelege werden jeden Monat in Papierform an den Buchhalter / Steuerberater übergeben. Es erfolgt kein automatischer DATEV Export.
  • Rabattaktionen auf bestimmte Artikel, Hersteller oder Artikelkategorie werden für mehrere hundert Artikel manuell gepflegt und nach dem Ablauf der Aktion wieder manuell auf den UVP Preis zurückgesetzt und der damit betraute Mitarbeiter für mindestens einen ganzen Tag gebunden.

So wie die oben genannten Beispiele, gibt es noch zahlreiche weitere manuelle Prozesse in der Praxis, welche durchaus auch in namhaften mittelständischen Unternehmen gang und gäbe sind.

Alle haben gemeinsam, dass sie fehleranfällig sind, viel Zeit beanspruchen und die Mitarbeiter eigentlich sinnvollere Tätigkeiten für den Erfolg des eigenen Onlineshops und des Unternehmens wahrnehmen könnten.

Doch warum ist das so?

Digitalisierung ist das Stichwort! Doch was ist Digitalisierung eigentlich? Was macht Digitalisierung? Und sind Sie eigentlich schon digital?

Die Antwort dazu liegt vielmehr auf der Metaebene, statt in den Bits und Bytes des Internet und des eigenen Onlineshops. Unternehmen (d. h. die Geschäftsleitung und auch die Mitarbeiter) müssen ein gemeinsames strategisches Denken in Form einer optimierten Digitalisierung für sich selbst entwickeln und dieses anwenden.

Hierbei geht es nicht darum jeden noch so kleinen Schritt zu „digitalisieren“. Doch es bedarf einer gewissen Weitsicht, Offenheit und Erkennung der Möglichkeiten, welche wiederkehrenden Aufgaben oder fehleranfälligen Pflegemaßnahmen es wert wären zu „digitalisieren“ oder mit entsprechenden Prozessen die Mitarbeiter zu unterstützen und zu entlasten.

Doch „der Mensch ist ein Gewohnheitsstier“ und „der Prophet im eigenen Land (wenn er innerhalb des Unternehmens etwas verbessern möchte) nichts wert“. So könnte man platt die Gesamtsituation in vielen Unternehmen beschreiben.

Doch die Investitionen in die Verbesserung von internen Prozessen, bei denen oft ein deutlich größeres Einsparpotenzial vorhanden ist, zahlen sich deutlich zuverlässiger und besser aus als man denkt oder gar „fühlt“.

Das Problem besteht darin einfach mal Vertrauen darin zu haben, denn messen lässt es sich zumindest monetär in den seltensten Fällen. Vielmehr gewöhnt man sich viel zu schnell an die optimierten Prozesse und könnte sich eigentlich nicht mehr vorstellen so zu arbeiten wie es vorher war.

Die Krux mit der Optimierung

Sind derlei Prozesse also auch intern optimiert und eingeschliffen arbeitet es sich leichter und produktiver. D. h. natürlich nicht, dass die Mitarbeiter welche nun mit weniger Zeit mehr erreichen ein dann auch früher Feierabend machen können.

Wenn man jedoch einen kleinen Schwerpunkt auf die internen Verbesserungsmöglichkeiten setzt und diese im Tagesgeschäft nicht untergehen lässt, ergibt sich langfristig eine bessere Produktivität des Unternehmens, wodurch den Mitarbeitern mehr Luft bleibt neue Projekte anzupacken oder eigene Ideen mit einzubringen und umzusetzen.

Die Schwierigkeit bei den dann optimierten Prozessen ist, dass diese dann oftmals als „Gott gegeben“ dahingenommen werden, wie als wären sie schon immer da gewesen. Und das ist eigentlich auch ganz gut so.

Das bedeutet nichts anderes, als dass diese Prozessoptimierungen von allen Beteiligten als positiv wahrgenommen und umgesetzt werden.

Hier ist es jedem Unternehmen überlassen, die Einsparpotenziale im Vergleich zu bisherigen manuellen aufwenden nochmals zeitlich oder monetär zu überprüfen und zu messen oder sich den neuen Status Quo nochmals ganz bewusst zu vergegenwärtigen.

Optimierung als Anfang der Optimierung

Wer in den ersten Schritten dann schon soweit gekommen ist, sollte sich konsequent und diszipliniert ein Herz fassen und das prüfen, planen und verbessern ganz bewusst und mit einem fest gesteckten zeitlichen Rahmen regelmäßig (zum Beispiel ein bis zweimal im Jahr) aktiv und pragmatisch weiterführen.