Was macht die Funktionen eines Onlineshop eigentlich aus?
Und was macht ein Warenwirtschaftssystem aus?

Diese Fragen stelle ich mir immer wieder. Kann ein Onlineshop auch ein Warenwirtschaftssystem sein? Nach meinem jüngsten Blogbeitrag zu Pickware könnte man den Eindruck gewinnen. Doch in vielen Bereich besteht bereits ein ERP oder die Prozesse eines Unternehmens lassen sich nicht nur auf Basis eines Shops abbilden. Denn diese betreffen meist jahrelang etablierte Arbeitsweisen in gestandenen klassischen Unternehmen.

Die unterschiedlichen Sichtweisen

Der Online-Shop

Ein Onlineshop muss sollte in erster Linie verkaufen. Das sage ich immer wieder. Für nichts anderes ist er eigentlich da. Doch auch dessen Dasein ändert sich mittlerweile mit Emotional Shopping und vielen weiteren Zusatzfunktionen mit denen sich die Geschäftsprozesse in der Online-Welt erst abbilden lassen.

Ganz nüchtern betrachtet kann ein Online-Shop Varianten-Artikel anzeigen, Preise berechnen und den Lagerbestand aktualisieren. Ein bisschen CMS drumherum, Contentseiten, Mitarbeiterbilder und was sonst noch dazu gehört.

Mehr aber eigentlich auch nicht. Dies ist für viele kleinere Firmen jedoch völlig ausreichend, da die Warenbewegungen und Geschäftsprozesse noch in einer überschaubaren Liga spielen und auch den Schwerpunkt im Online-Business haben.

Schuster bleib bei deinen Leisten, und das In-House. Zumindest habe ich die Erfahrung in KMUs gemacht, dass ein direkt vorhandenes Warenwirtschaftssystem durchaus Sinn und das Wachstum auf allen Ebenen erst möglich macht.

Hier leben die eCommerce’ler oft in Ihrer eigenen Welt.

Die Warenwirtschaft

Oftmals bildet ein Warenwirtschaftssystem im klassischen Handel bereits seit vielen Jahren oder Jahrzehnten die Grundlage für ein funktionierendes Unternehmen. Individuelle Prozesse sind bekannt, ausreichend entwickelt und innerhalb des Warenwirtschaftssystems umgesetzt. Grundlegende Funktionen des Handels, die Rechnungsstellung, die Generierung von Lieferscheinen die Durchführung der Kommissionierung, die Abbildung der Finanzbuchhaltung, das Mahnwesen sind hier bei nach langer Tradition eingespielte Prozesse.

Gerade aufgrund der Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen, haben sich Warenwirtschaftssysteme, welche bisher üblicherweise lokal installiert waren, entwickelt. Viele daraus entstandene Funktionen sind im E-Commerce Bereich, welcher aus der ERP Sicht de facto im Vergleich noch in den Kinderschuhen steckt nicht oder nur in einer anderen interpretierten Logik bekannt und bedienbar.

Gerade das Bestellwesen, das Verbuchen von Wareneingängen und Eingangsrechnungen lassen sich nur mit einem ERP sinnvoll abbilden.

Verknüpfung der Welten

Meiner Ansicht nach besteht die Herausforderung darin, die bestehenden Welten und Sichtweisen im Online- und Offline- Bereich miteinander so zu verknüpfen, dass diese sich verstehen und idealerweise möglichst alle Prozesse und Workflows und Logiken von dem einen in das andere System “übersetzt” werden können.

Hierbei ist es schon lange nicht mehr so, dass Daten wie eine Artikelnummer vom Feld A aus dem ERP in das Feld B des Online-Shop “kopiert” werden. Die Abbildung der unterschiedlichen Logiken und Herausforderungen spielt sich viel tiefergreifender ab.

Die unterschiedlichen Sprachgebrauche von Worten wie “Kundengruppen” oder “Preisgruppen”, welche z.B. zwischen SelectLine und Shopware das Identische meinen sind da nur banale Beispiele.

Vielmehr kommt es auch darauf an Preislogiken, Rabattgruppen und kundenindividuelle Preise zwischen den Systemen so in Einklang zu bringen, dass diese einwandfrei miteinander funktionieren.

Und manchmal geht es eben einfach auch nicht, wenn die Strukturen in gewachsenen ERP System so verunstaltet wurden, dass endlich einmal die Stammdatenpflege von Artikel und Kunden zur Pflicht, statt zur Kür wird.

Fazit

Die Hochzeit beider Welten gelingt nicht oder sogar selten zu 100%. Die Herausforderung ist hierbei beide Welten zu verstehen und gleichermaßen wertzuschätzen. Wer die Arbeit und Investition in seiner Branche nicht scheut, um das Beste aus beiden Systemen zu machen und diese miteinander gewinnbringend einzusetzen wird sicher belohnt werden.

Und wer sich entscheidet den Online-Shop vollumfänglich mit Artikeldaten, Kundendaten und Bestelldaten direkt an sein bestehendes ERP anzubinden ist gut beraten hierbei alle Funktionen und Anforderungen so genau wie möglich in einem Konzept schriftlich zu fixieren und sich einen geeigneten Partner zu suchen.

Eine richtig gute Schnittstelle ist in jedem Fall nicht für 500,- Euro zu bekommen. Auch nicht für 1000,- Euro. Es mag sein, dass dies manche anders sehen. Doch um die Details bereits bestehender Prozesse miteinander in Einklang zu bringen, bedarf es meiner Ansicht nach mehr als eine Schnittstelle im “Install & Go” Verfahren zu installieren. Der Teufel steckt im Detail.

In jedem Fall ist es ratsam das ERP als führendes System zu definieren. Dies macht es aber auch erforderlich, dass der Dienstleister der Schnittstelle sich in bestem Fall mit beiden System (ERP & Shop) auskennt.

Denn wenn der eine nicht weiß, was der andere tut…… davon kann können viele sicher ein Lied singen.