1Password und Keepass sind wohl die bekanntesten Programme um Zugangsdaten einfacher und sicher zu verwalten. Wer z.B. einen Online-Shop sein eigen nennt wird früher oder später nicht darum herumkommen, die damit zahlreichen zusätzlichen Tools und Account-Logins welche sich ansammeln systematisch und mit jeweils eigenen Zugangsdaten strukturiert und sicher zu erfassen. Am Besten natürlich von Anfang an.

Aber auch generell sammeln sich über die Jahre zahlreiche Kontodaten von verschiedenen im Internet an, die auch heute noch zu gerne mit den immer wieder gleichen Passwörtern bedient werden. Natürlich stellt dies bei der anwachsenden Fülle an Accountdaten insbesondere ein Sicherheitsrisiko dar.

Aber auch die Verwaltung und Übersicht aller bisher angesammelten Logins wird zunehmend unübersichtlich. Insbesondere dann, wenn sich in Unternehmen mehrere Mitarbeiter die gleichen Logins teilen sollten oder müssen. Spätestens dann werden die Zugangsdaten munter per Email oder Excel-Liste hin und her verteilt. Die Bequemlichkeit und Bekanntheit der bisher verwendeten Systeme lassen es einfach zu, dass der digitale Schlendrian sich Jahr für Jahr weiter ausbreitet.

Bis die Geschäftsleitung im Mittelstand bemerkt, dass die Übersicht schon lange nicht mehr gegeben ist und alle Logins und Passwörter an allen Ecken der eigenen IT Infrastruktur verteilt liegen oder frei zugänglich sind.

Erst recht wird es dann kritisch, wenn Mitarbeiter an wichtigen Stellen im Unternehmen ausscheiden und eine strukturierte Übergabe von Daten und Wissen unabdingbar sind.

Passwortverwaltung vereinheitlichen

Mit einer richtigen Passwortverwaltung z.B. mit 1Password oder Keepass lassen sich nicht nur sichere und individuelle Kennwörter für jeden Account erstellen, sondern man behält auch die Übersicht und kann die verschiedenen Themenbereiche der Login gleich richtig in Ordner, Kategorien oder Tags einsortieren.

Egal ob Audisto.com, Onpage.org oder der Backend Zugang zum Online-Shop… alle Zugänge sind zentral zugänglich und wenn man möchte, auch einheitlich über einen zentralen Passwort-Tresor im Netzwerk zu verwalten.

1Password

Als Mac-User nutze ich bereits seit Jahren 1Password in Verbindung mit dem entsprechenden Tresor in der Dropbox. Auch auf dem iPhone habe ich es installiert und leistet beim schnellen nachschauen bei Kundenprojekten gute und sichere Dienste, ohne dass man die Zugangsdaten auf einem Fresszettel zwischen-notieren muss, auch wenn es bei der App immer noch den ein oder anderen Bug gibt.

Eine nützliche Funktion bei 1Password ist (zumindest noch in der Mac-Version), dass man die Passwort-Listen vollständig oder gefiltert nach Ordnern oder anderen Kriterien ausdrucken und in einem Bankschließfach hinterlegen kann. Die Druckfunktion hatte ich kürzlich bei der PC-Variante zumindest vergeblich gesucht.

So lassen sich auch analog für die Nachwelt entsprechende Zugangsdaten zur weiteren Sicherheit hinterlegen, wenn man der Dropbox oder einer anderen digitalen Ablage nicht traut und einen Datenverlust befürchtet.

Mit knapp USD 65,- ist 1Password sicher eine gewisse aber durchaus sinnvolle Investition, um die zahlreichen Zugangsdaten an einem sicheren Platz aufzubewahren.

Keepass

Das ebenfalls sehr bekannte und kostenfreie open source getrieben Keepass ist ebenfalls einen Blick wert und insbesondere bei mehreren Benutzern in einem gemeinsamen Netzwerk eine gute Lösung. Das Look & Feel eher an Windows angelehnt bietet vielfältige Möglichkeiten Zugangsdaten zu strukturieren und mit Vorlagen auch Projektordner für Kunden anzulegen.

Über Shortcuts lassen sich auch weitere Funktionen einrichten, wie z.B. der automatische Aufbau einer Teamviewer-Sitzung zu regelmäßig betreuten Kunden-Servern. So lässt sich viel Sucherei, Tipperei und damit Zeit sparen.

Fazit

Ohne sich mit etwas Plan, Struktur und Selbstdisziplin sich an ein entsprechendes Programm zu gewöhnen, geht natürlich nicht. Dies wird oft auch sicher eine Weile dauern, bis man sich die bisherigen Gewohnheiten vollständig abgewöhnt hat. Wichtig ist, dass man den ersten Schritt macht und konsequent weiter führt.

Gerade in Kundenprojekten sehe ich eine zentrale und dennoch sichere Passwortverwaltung nicht nur aus den regulären Datenschutzgrundsätzen für unabdingbar. Sie schafft Vertrauen und macht ein effizientes Arbeiten in umfassenderen Projektbereichen erst möglich.

Eine entsprechende Verwendung von Passwort-Verwaltungssoftware wird auch für mich persönlich mehr und mehr ein Kriterium bei der Auswahl von Geschäftspartnern, denen ich ebenfalls Projektzugänge und Kundenlogins anvertraue.

Das Speichern von Zugangsdaten in Word, Excel & Co. sollte in der heutigen Zeit ein Ausschlusskriterium sein. Bei der Auswahl von seriösen Geschäftspartnern sollte eine sichere Ablage der Zugänge zum guten Ton gehören.